Những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC và cách khắc phục

Trong quá trình xây dựng, để được cấp phép và đưa vào sử dụng hợp pháp, mỗi công trình đều phải trải qua các bước phê duyệt, trong đó thẩm định thiết kế PCCC là một khâu quan trọng. Tuy nhiên, rất nhiều chủ đầu tư, đơn vị thiết kế vẫn mắc phải các lỗi phổ biến khi lập hồ sơ, dẫn đến hồ sơ bị trả lại sửa đổi nhiều lần, kéo dài tiến độ và phát sinh chi phí. Bài viết này sẽ tổng hợp những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC và gợi ý cách khắc phục – với lời khuyên từ chuyên gia của Công ty CP PCCC Kim Long – để hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, chính xác.

Lỗi xác định sai thẩm quyền thẩm định thiết kế PCCC

Một trong những lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC là xác định sai thẩm quyền thẩm định. Đây là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian phê duyệt và ảnh hưởng đến tiến độ thi công của dự án.

Nguyên nhân của lỗi xác định sai thẩm quyền

Lỗi này thường xảy ra khi chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn chưa nắm rõ quy định pháp lý về phân cấp thẩm quyền thẩm định thiết kế giữa các cơ quan Cảnh sát PCCC. Theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, mỗi loại công trình (nhà ở, chung cư, khách sạn, nhà xưởng, trung tâm thương mại…) sẽ thuộc phạm vi thẩm định của Cục Cảnh sát PCCC, Phòng Cảnh sát PCCC cấp tỉnh, hoặc Công an quận/huyện.

Một số nguyên nhân phổ biến:

• Nhầm lẫn giữa công trình dân dụng và công trình sản xuất, dẫn đến nộp hồ sơ sai cấp.
• Chỉ căn cứ vào diện tích hoặc số tầng mà không xét đến tính chất nguy hiểm cháy nổ.
• Không cập nhật các quy định mới nhất trong lĩnh vực thẩm định thiết kế PCCC.

Hậu quả khi xác định sai thẩm quyền

Khi hồ sơ được gửi sai cơ quan có thẩm quyền:

• Hồ sơ sẽ bị trả lại hoặc yêu cầu nộp lại đúng nơi quy định, gây chậm tiến độ.
• Chi phí lập và chỉnh sửa hồ sơ tăng cao.
• Có thể bị xử phạt hành chính nếu công trình khởi công mà chưa được thẩm định đúng thẩm quyền.

Xem thêm: Thẩm Định Thiết Kế PCCC Mới Nhất

Thẩm định thiết kế PCCC khác gì với Thẩm duyệt PCCC? – Giải thích chi tiết từ PCCC Kim Long

Nghiệm thu PCCC tại TP. Hồ Chí Minh mới nhất

Dự án tiêu biểu: Cải tạo hệ thống PCCC nhà xưởng 10 năm tuổi tại Bình Dương

Cách khắc phục và phòng tránh

Để tránh lỗi xác định sai thẩm quyền trong thẩm định thiết kế PCCC, cần:

• Xác định rõ loại hình, quy mô, công năng sử dụng của công trình.
• Đối chiếu với Phụ lục V Nghị định 136/2020/NĐ-CP để xác định đúng cấp có thẩm quyền thẩm định.
• Tham khảo ý kiến cơ quan Cảnh sát PCCC địa phương trước khi nộp hồ sơ.
• Hợp tác với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, như Công ty Cổ phần PCCC Kim Long, để được hướng dẫn chi tiết và đảm bảo hồ sơ được nộp đúng quy định ngay từ đầu.

Thiếu thành phần hồ sơ bắt buộc hoặc sai mẫu văn bản đề nghị

Lỗi thiếu thành phần hồ sơ bắt buộc hoặc sai mẫu văn bản đề nghị là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến quá trình thẩm định thiết kế PCCC bị chậm trễ hoặc hồ sơ bị trả lại.

Nguyên nhân

• Không nắm rõ quy định về thành phần hồ sơ theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.
• Sử dụng mẫu văn bản đề nghị thẩm duyệt thiết kế PCCC không đúng quy định, thiếu chữ ký hoặc con dấu hợp lệ.
• Thiếu các tài liệu quan trọng như: bản vẽ hệ thống PCCC, thuyết minh thiết kế, giấy phép xây dựng hoặc bản sao pháp lý của chủ đầu tư.

Hậu quả

• Hồ sơ bị từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài tiến độ thẩm định.
• Phát sinh chi phí và thời gian chỉnh sửa, ảnh hưởng đến kế hoạch thi công.

Cách khắc phục đúng hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC

• Kiểm tra đầy đủ danh mục hồ sơ theo quy định pháp luật.
• Dùng đúng biểu mẫu ban hành kèm theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP.
• Liên hệ hoặc thuê đơn vị tư vấn thẩm định thiết kế PCCC uy tín như Công ty Cổ phần PCCC Kim Long để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đúng, đủ và hiệu quả.

Nộp hồ sơ sai định dạng hoặc vượt dung lượng cho phép

Trong thời đại số hóa, việc nộp hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC qua cổng dịch vụ công ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không ít đơn vị gặp lỗi nộp hồ sơ sai định dạng hoặc vượt dung lượng cho phép, khiến hồ sơ bị hệ thống từ chối hoặc không được xử lý.

Nguyên nhân

• Tệp hồ sơ không đúng định dạng quy định (ví dụ: nộp file ảnh thay vì PDF/DWG).
• Dung lượng vượt mức cho phép, thường do bản vẽ thiết kế PCCC có kích thước lớn hoặc chưa nén file.
• Đặt tên file không đúng quy chuẩn, gây lỗi khi tải lên hệ thống.
• Không kiểm tra kỹ yêu cầu kỹ thuật của cổng dịch vụ công.

Hậu quả

• Hồ sơ không được tiếp nhận hoặc xử lý chậm, buộc phải nộp lại nhiều lần.
• Trễ tiến độ thẩm định, ảnh hưởng đến thời gian khởi công công trình.
• Gây mất uy tín cho đơn vị tư vấn hoặc chủ đầu tư trong mắt cơ quan quản lý.

Cách khắc phục đúng hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC

• Chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ sang định dạng PDF, DWG hoặc DOC theo yêu cầu.
• Nén file trước khi tải lên, đảm bảo dung lượng nằm trong giới hạn hệ thống cho phép.
• Đặt tên file khoa học, dễ nhận diện (ví dụ: “Thuyet-minh-thiet-ke-PCCC.pdf”).
• Nếu cần, nhờ Công ty Cổ phần PCCC Kim Long hỗ trợ kiểm tra, chuẩn hóa và nộp hồ sơ đúng quy định kỹ thuật.

Thông tin kê khai không đầy đủ hoặc sai lệch

Nguyên nhân

• Khi kê khai dữ liệu trên hệ thống, chủ đầu tư ghi sai thông tin (tên, mã số thuế, địa chỉ công trình) so với giấy tờ đính kèm.

• Bản vẽ và thuyết minh không đồng bộ với thông tin kê khai (ví dụ con số diện tích khác nhau).

Hậu quả

Hồ sơ bị “mâu thuẫn dữ liệu”, cơ quan tiếp nhận cảnh báo hoặc trả hồ sơ để làm rõ, kéo dài thời gian.

Cách khắc phục đúng hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC

• Trước khi nộp, rà soát từng trường thông tin trên hệ thống, so sánh kỹ với hồ sơ giấy và bản vẽ.

• Đảm bảo thông tin khai và hồ sơ kỹ thuật đồng bộ (diện tích, chức năng, chủ đầu tư).

• Nếu có sự khác biệt nhỏ (ví dụ thay đổi nhỏ diện tích), ghi chú giải trình kèm theo hồ sơ để cơ quan xét duyệt dễ chấp thuận.

Chữ ký số không hợp lệ hoặc thiếu ký số

Khi nộp hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC trực tuyến, lỗi chữ ký số không hợp lệ hoặc thiếu ký số là tình trạng thường gặp. Nguyên nhân có thể do chữ ký số hết hạn, người ký không đúng thẩm quyền, hoặc tài liệu chưa được ký số đầy đủ trước khi nộp.

Lỗi này khiến hồ sơ không được xác nhận hợp lệ, buộc chủ đầu tư phải ký lại, gia hạn hoặc cập nhật chứng thư số. Để khắc phục, cần kiểm tra hiệu lực chữ ký số, đảm bảo người ký có thẩm quyền và tất cả tài liệu điện tử đều được ký đúng chuẩn trước khi nộp.

Không kịp thời bổ sung tài liệu theo yêu cầu hoặc bỏ qua phản hồi

Nguyên nhân

• Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan PCCC có thể yêu cầu bổ sung (ví dụ bản vẽ chi tiết, giải trình kỹ thuật), nhưng chủ đầu tư hoặc đơn vị nộp không theo dõi, không nộp kịp hạn.

• Bỏ qua email/tin nhắn thông báo từ hệ thống, không vào cổng dịch vụ để xem trạng thái hồ sơ.

Hậu quả

Hồ sơ bị đình trệ, bị hủy hoặc phải nộp lại từ đầu. Quá trình xét duyệt bị kéo dài nhiều ngày hoặc tuần.

Cách khắc phục đúng hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC

• Liên tục theo dõi trạng thái hồ sơ trên cổng dịch vụ công, kiểm tra email hoặc tin nhắn nhận từ hệ thống.

• Khi nhận yêu cầu bổ sung, chuẩn bị tài liệu ngay và nộp trong thời hạn quy định (thường 7–10 ngày tùy địa phương).

• Giao đơn vị hỗ trợ (như Công ty CP PCCC Kim Long) theo dõi hồ sơ hộ bạn, đảm bảo không bỏ sót thông báo.

Lỗi thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ PCCC (gắn với thẩm định thiết kế)

Bên cạnh các lỗi hành chính, hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC còn thường gặp những sai sót kỹ thuật trong bản vẽ và thuyết minh. Các lỗi này khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa, làm kéo dài thời gian phê duyệt.

Lỗi về lối thoát nạn, phương án thoát hiểm

• Số lượng lối thoát nạn chưa đủ, bố trí không hợp lý hoặc vượt khoảng cách cho phép.
• Cửa thoát nạn, vật liệu tường – trần không đạt yêu cầu chống cháy, kích thước cửa sai quy chuẩn.

Lỗi về chống cháy lan và xuyên tường, sàn

• Thiếu thể hiện khoảng cách an toàn giữa các khối nhà.
• Không chèn bịt kín lỗ kỹ thuật bằng vật liệu ngăn cháy theo tiêu chuẩn.

Lỗi về tính toán hệ thống chữa cháy

• Sai lưu lượng hoặc áp lực nước, thiết kế trạm bơm không đạt công suất.

Lỗi về xác định hạng và bậc chịu lửa

• Thiếu thuyết minh bậc chịu lửa, không thể hiện rõ hạng công trình.
• Bản vẽ kiến trúc và bản vẽ PCCC không đồng bộ, gây mâu thuẫn khi thẩm định.

Cách khắc phục lỗi kỹ thuật

• Thuê đơn vị thiết kế PCCC có kinh nghiệm, hiểu rõ QCVN 06:2022/BXD và các tiêu chuẩn liên quan để đảm bảo thiết kế phù hợp.

• Khi lập hồ sơ, kiểm soát nội bộ (review kỹ thuật) trước khi nộp – đặc biệt kiểm tra lối thoát, tính toán, chống cháy lan.

• Kết hợp thiết kế kiến trúc – kết cấu – PCCC để đảm bảo tính đồng bộ, tránh mâu thuẫn giữa các bản vẽ.

• Trong quá trình thẩm định, nếu cơ quan phản hồi, chủ động làm việc với đơn vị thiết kế để chỉnh sửa kịp thời, không để hồ sơ “chết” giữa chừng.

• Sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên môn từ các công ty chuyên về PCCC như Công ty CP PCCC Kim Long, để đảm bảo bản vẽ, phương án thiết kế PCCC được soát lỗi, tối ưu từ đầu.

Cách tránh sai sót – Vai trò của đơn vị chuyên nghiệp như PCCC Kim Long

Để tránh sai sót trong thẩm định thiết kế PCCC, chủ đầu tư nên hợp tác với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp có kinh nghiệm và am hiểu quy định pháp luật. Các đơn vị này giúp:

• Xác định đúng thẩm quyền thẩm định theo loại công trình và địa phương.
• Cung cấp mẫu hồ sơ chuẩn, cập nhật theo quy định mới nhất.
• Kiểm tra kỹ định dạng điện tử, chữ ký số và dung lượng hồ sơ trước khi nộp.
• Rà soát bản vẽ, thuyết minh kỹ thuật để phát hiện sớm các lỗi thiết kế PCCC.
• Theo dõi tiến độ và bổ sung hồ sơ kịp thời khi cơ quan thẩm định yêu cầu.

Vai trò của Công ty Cổ phần PCCC Kim Long

Công ty Cổ phần PCCC Kim Long là đơn vị uy tín, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn – thiết kế – thẩm định – thi công – nghiệm thu hệ thống PCCC. Khi hợp tác với Kim Long, khách hàng được:

• Tư vấn đúng quy định mới (Nghị định 105/2025/NĐ-CP, Thông tư 36/2025/TT-BCA).
• Rà soát và hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo không sai mẫu hoặc thiếu giấy tờ.
• Kiểm tra kỹ thuật bản vẽ PCCC, phát hiện và sửa lỗi thiết kế sớm.
• Theo dõi tiến độ và hỗ trợ phản hồi nhanh, giúp hồ sơ được duyệt đúng hạn.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, PCCC Kim Long là đối tác tin cậy giúp chủ đầu tư đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn, an toàn và tuân thủ pháp luật.

Việc lập hồ sơ thẩm định thiết kế PCCC đòi hỏi sự chính xác cả về mặt hành chính, hình thức lẫn nội dung kỹ thuật. Những lỗi thường gặp như xác định sai thẩm quyền, thiếu thành phần hồ sơ, sai định dạng, thông tin sai lệch, chữ ký số không hợp lệ, bỏ qua yêu cầu bổ sung hay lỗi thiết kế kỹ thuật đều có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc mất nhiều thời gian để chỉnh sửa.

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ, chủ đầu tư nên lựa chọn đơn vị tư vấn & thiết kế PCCC uy tín có nhiều kinh nghiệm – như Công ty CP PCCC Kim Long – để đồng hành ngay từ đầu, đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn, được thẩm định nhanh chóng và thuận lợi.

Công ty CP PCCC Kim Long

• Văn Phòng : 35 đường D6 – KDC Phúc Đạt, Phú Lợi (BD) – TP. Hồ Chí Minh
• Hotline: 0977.44.32.32
• Kinh doanh: 0908 005 622
• Email: pccckimlongviet@gmail.com
• Website: pccckimlong.com